How to Make Yourself a Great System Analyst

System Analyst merupakan pekerjaan yang sangat dinamis. Pekerjaan yang selalu

menuntut kita untuk selalu berpikir dan belajar, baik itu hal yang baru maupun

meningkatkan pengetahuan yang sudah ada. Bertemu dengan permasalahan dan mencari solusi atasnya.

Sebagai contoh, tantangan terbesar dalam proses transformasi digital perusahaan adalah efisiensi. Pada dasarnya, transformasi digital merupakan langkah yang dilakukan perusahaan untuk memudahkan pengguna dalam melakukan suatu proses bisnis. Beberapa perusahaan sudah memiliki alur yang efisien. Namun, beberapa yang lain masih menggunakan birokrasi yang cukup memakan waktu. Fitur yang seharusnya dapat di simplifikasi, terhalang oleh birokrasi yang sudah lama terbentuk dan sulit untuk mengubah proses tersebut.

Sebagai system analyst, kita memiliki tugas untuk menganalisis masalah dan memberikan solusi. Disisi lain, juga harus mempertimbangkan kebutuhan dan keinginan

dari pengguna. Penting untuk kita melihat dari segala sisi untuk memberikan solusi yang

tepat, efisien, dan tanpa mengubah probis yang sudah ada. Maka, solusi yang dapat system analyst berikan yaitu dengan efisiensi dari sisi user interface dan user experience sistem. UI dan UX dibuat sesederhana dan semudah mungkin agar pengguna bisa lebih terfokus pada apa yang dikerjakan. Hal ini akan mengurangi waktu

pengerjaan proses bisnis. Sehingga, meskipun probis perusahaan cukup kompleks, pengguna dapat menjalankan tugas dengan lebih cepat.

---

Apa yang Perlu Dilakukan sebagai SA?

Langkah yang perlu dilakukan yaitu:

1. Identifikasi permasalah yang dialami oleh user.

   Sebagai contoh permasalahan:

   a, Inventori yang diperbarui secara manual sangat menyita waktu.

   Flow yang kemungkinan terjadi: staff mencari data retur di POS → mencatat qty barang yang diretur → membuka spreadsheets → mencari satu per satu data barang di spreadsheets → revisi qty barang. Dapat lebih lama prosesnya apabila ada banyak retur atau transaksi per hari, dan tetap mengulang flow yang sama.

   b. Pencatatan inventory secara manual dalam beberapa case dapat membuat stock barang menjadi tidak akurat.

   Sebagai contoh, ada edge case update kuantitas barang retur dari batch A, dimana di date time bersamaan ada penjualan. Stock berkurang karena retur, tapi data dari penjualan di date time tersebut belum ter-input. Jadi pelanggan membeli barang dari stock yang tidak terupdate secara real-time.

   
   

2. Visualisasikan proses bisnis user

   Untuk mendapat gambaran mengenai bagaimana proses bisnis (probis) yang dijalankan user saat ini dan/atau ekspektasinya, kita bisa membuat diagram, baik itu BPMN maupun flow sederhana.

   
   

3. Kumpulkan informasi sebanyak mungkin terkait probis tersebut

   Diagram yang dibuat sebelumnya, belum dapat meng-capture probis secara detail. Perlu ada informasi tambahan yang dikumpulkan untuk memperkuat analisis. Pengumpulan informasi tersebut dapat dilakukan dengan cara wawancara secara langsung maupun tidak langsung, serta terbuka. Kita harus sudah menyiapkan beberapa pertanyaan dasar terlebih dahulu untuk kemudian ditanyakan ke user. Setelah itu, wawancara bisa mengalir saja sesuai dengan pertanyaan yang diajukan.

   Sebagai contoh:

   Probis kasir mengecek struk dan kondisi barang. Pertanyaan yang dapat diajukan:

   a. Apakah ada batasan hari setelah penjualan untuk dapat melakukan retur?

   b. Apabila struck hilang, apakah masih dapat diterima pengajuan returnya?

   c. Proses pengecekan struck selama ini melalui sistem atau manual?

   d. Apakah dokumen validasi tertentu untuk pengecekan kondisi barang?

4. Lakukan analisis stakeholder

Analisis stakeholder dilakukan dengan mengidentifikasi kekhawatiran utama dan kebutuhan untuk setiap kelompok stakeholder dan memprioritaskan kebutuhan stakeholder tersebut.

Contoh identifikasi kekhawatiran:

Identifikasi Kekhawatiran Pengguna

Contoh prioritas kebutuhan stakeholder dengan Eisenhower Matrix:

.

Prioritas Kebutuhan Pengguna

5. Buat Desain Solusi

   Analisis fitur utama apa saja yang akan ada di sistem tersebut, komponen sistem yang digunakan untuk pengembangan, dan titik integrasi.

   
   

   Contoh fitur utama:

   a. Akumulasi poin otomatis per transaksi

   b. Penukaran poin ke promo yang masih tersedia

   c. Level badge berdasarkan XP

   d. Analisis riwayat transaksi pelanggan

   e. Notifikasi promo up-to-date untuk pelanggan

   f. Harga barang sesuai segmen pelanggan

   g. Admin dashboard untuk monitoring dan setting promo

   h. Chatbot untuk pertanyaan seputar diskon dan/atau promo

   i. Integrasi dengan media sosial untuk promosi

   
   

   Contoh komponen sistem:

   a. Frontend user (akun pelanggan: lihat poin, badge, penukaran poin, notifikasi

   promo)

   b. Frontend admin (tim marketing, CS, dan finance: CRUD promo, lihat laporan ROI,

   lihat riwayat transaksi pelanggan)

   c. Loyalty Engine (backend) untuk kalkulasi poin, rule, dan validasi S&K

   d. Loyalty Database untuk menyimpan data terkait program loyalitas, termasuk poin

   pelanggan (XP), riwayat penukaran hadiah, level atau badge loyalitas yang

   dimiliki

   e. Chatbot CS untuk menjawab pertanyaan promo dari pelanggan

   f. Monitoring modul untuk ROI dan log perubahan (audit trail)

   
   

   Contoh titik integrasi:

   a. E-Commerce/POS, untuk ambil data transaksi

   b. CRM untuk membuat dan mengirim notifikasi promo personal

   c. Database pelanggan, untuk segmentasi dan personalisasi

   d. Finance tools, untuk sinkronisasi ROI, log perubahan

   
   

6. Analisis Risiko

   Pengembangan product/project tidak pernah terlepas dari risiko. Maka dari itu, perlu dilakukan analisis risiko agar dapat memitigasi risiko yang akan terjadi selama pengembangan.

   
   

   Contoh risiko:

   1) Integrasi tidak berjalan lancar atau ada salah data. Karena sistem perlu mengambil data dari e-commerce/POS, yang mana jika integrasi gagal dapat berdampak pada kesalahan promo dan laporan-laporan

   2) Kalkulasi poin reward yang dapat tidak sesuai apabila terdapat data yang tidak

   lengkap/tidak sinkron

   3) Respons sistem lambat saat trafik tinggi

   
   

   Contoh strategi mitigasi:

   1) Untuk mitigasi integrasi tidak berjalan lancar:

   a) Pembuatan dokumentasi yang rapi, terstruktur, mudah dibaca, dan mudah

   diakses

   b) Menerapkan validasi data, error handling, dan retry otomatis saat proses

   integrasi gagal

   2) Untuk mitigasi kalkulasi poin karena data tidak sinkron:

   a) Menggunakan validasi data sebelum proses kalkulasi

   b) Menyimpan log hasil kalkulasi untuk audit

   3) Untuk respon sistem lambat karena trafik tinggi:

   a) Menggunakan caching untuk data yang sering diakses

   b) Memakai job queue untuk menjalankan task yang berat, seperti untuk kalkulasi

   poin, update badge, dan generate laporan

7. Buat Skenario Breakdown Project

   Skenario breakdown project ini dilakukan untuk menetapkan aktivitas apa saja yang dilakukan, deliverable di tiap aktivitas tersebut, dan estimasi effort pengerjaan.

   Contoh:

   

   Scenario Breakdown Project